Wie findet man das richtige Admin-Tool für sein Startup? Tobias Zehnder schreibt über Entscheidungsprozesse und welche Tools er in seiner SEM-Agentur einsetzt.

Von Tobias Zehnder, Webrepublic

Gründertagebuch: Tobias Zehnder von Webrepublic

Wie bei den meisten jungen Unternehmen klopfte auch bei uns bald nach der Gründung eine Herausforderung an der Türe: Es war der administrative Alltag und er wollte sinnvoll und effizient organisiert werden. Als Startup im Online-Bereich war für uns von Anfang klar, dass wir wo immer möglich auf SaaS setzen möchten. Die wichtigsten Vorteile dieser online-basierten Form der Software-Distribution entsprachen genau unseren Bedürfnissen.

  • Einfaches Setup: Login statt Installation
  • Flexible Kosten: Gestaffelt nach Dauer und Anzahl der Mitarbeiter statt hohen einmaligen Kosten
  • Plattform-unabhängig: Es spielt keine Rolle, ob man von einem PC oder Mac aus damit arbeitet und ob man sich dabei im Office befindet

SaaS war für uns also ein idealer Weg, um von Anfang an unsere Administration sauber zu organisieren. Ein Teil der IT wird damit ausgelagert und wir müssen uns intern nicht um den Unterhalt eines Netzwerkes oder das rechtzeitige Updaten der Software kümmen. Das spart Zeit und wir konnten uns von Anfang an auf das konzentrieren, was wir am besten können: SEM-Kampagnen für unsere Kunden betreiben.

Die grundsätzliche Entscheidung für SaaS war also schnell gefällt, komplizierter war dagegen die Wahl der einzelnen Produkte und Anbieter. Je nach Branche und individuellem Setup eines Unternehmens gibt es verschiedene Bereiche, die abgedeckt werden müssen. Neben den Basics wie Email und Kalender sind das bei Agenturen auch die Stundenerfassung und – hoffentlich – ziemlich schnell die Rechnungsstellung. Rückblickend sind wir sicher, dass der einmalige Aufwand zur Evaluation des am besten geeigneten Tools sehr gut investierte Zeit war. Denn sobald die Kundenliste grösser und grösser wurde und die Webrepublic zum regulären Tagesgeschäft überging, waren wir froh, im Hintergrund einen gut justierten Admin-Motor zu haben, der uns unterstützt und die Arbeit erleichtert.

Doch wie findet man den besten Anbieter? Kurz gesagt: Durch Ausprobieren. Natürlich haben wir zuerst zusammengestellt, welche Anforderungen wir an ein Tool stellen, zum Beispiel in der Rechnungsadministration die Verwendung eigener Vorlagen, Währungsunterstützung für CHF und EUR, einfaches Handling der Mehrwertsteuer, übersichtliche Kundenverwaltung etc. Doch sobald man zwei bis drei Tools gefunden hat, die vielversprechend sind, helfen aus unserer Sicht nur Trial-Accounts weiter: Entspricht der Workflow des Tools meiner Arbeitsweise, lässt sich das Tool anpassen oder muss ich mich dem Tool anpassen? Hier gibt es kein richtig und falsch. Wichtig ist nur, dass das Tool Arbeit abnimmt statt durch kompliziertes Handling neue zu verursachen.

In den meisten Bereichen haben wir uns für Stand-alone-Lösungen entschieden, da wir gemerkt haben, dass die Stärke der SaaS-Dienste in der Regel darin liegt, nur eine Aufgabe zu erledigen, doch diese dafür richtig gut. Für die Stundenerfassung haben wir uns für mite entschieden und mit dem billomat verschicken wir unsere Rechnungen und kontrollieren die Zahlungseingänge. Beide Tools haben sich in einem mehrwöchigen Praxistest deutlich gegen die Konkurrenz durchgesetzt (Paymo, Salesking, Liquid Planner, Harvest, Basecamp), weil sie schlicht und einfach unserer Arbeitsweise entsprechen. Wie Tao Tao bei seiner Wahl eines CRMs geschildert hat, ist das am Schluss das zentrale Merkmal: Eine Lösung, die zu uns passt.

Zusammenfassend unsere fünf Schritte zur Wahl geeigneter SaaS-Lösungen für Startups:

  1. Anforderungsprofil: Welche Funktionen muss das Tool zwingen beherrschen? Damit selektiert man die ersten Kandidaten.
  2. Recherche: Was sagen andere User im Netz? Die meisten als „Erfahrungsberichte zufriedener User“ getarnten Kommentare in den einschlägigen Blogs sind jedoch leider oft Produkte-PR (Wrike und Clocking IT sind solche Kandidaten).
  3. Blick auf die User-Base: Nur eine genügend grosse Anzahl an Anwendern garantiert eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Tools.
  4. Ausprobieren: Mindestens zwei Wochen lang produktiv mit dem Tool arbeiten, am besten parallel dazu auch gleich eine Alternative testen. Das ist auch der geeignete Zeitpunkt um sicherzustellen, dass alle im Team das gleiche Produkt bevorzugen.
  5. Abo abschliessen – und kritisch bleiben: Die meisten Anbieter gehen sehr vorbildlich mit Feedback und Anregungen um und kommen den Wünschen ihrer User gerne entgegen.
In der Rubrik Startup-Diary schildern Jungunternehmer wöchentlich, mit welchen praktischen Problemen sie in ihrem Gründeralltag konfrontiert werden und welche Lösungsansätze sie gefunden haben.