Das papierlose Büro ist noch immer ein Traum vieler Unternehmer und Selbstständiger. Schliesslich wäre es auf diese Weise möglich, viele bürokratische Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Doch immer wieder treten im Alltag Hürden zutage, die bis zu diesem Ziel überwunden werden müssen. Dies beginnt bereits bei der Digitalisierung von Rechnungen. Wir haben die wichtigen Punkte genauer untersucht, die es dabei zu beachten gilt.
Löschen nach der Digitalisierung?
In vielen Büros der Schweiz werden alle wichtigen Daten gleich doppelt gespeichert. Einerseits als Digitalisat, um zu jeder Zeit und von verschiedenen Orten darauf zugreifen zu können. Viele Rechnungen und Belege werden heute aufgrund des höheren Komforts nur noch digital und automatisch angefertigt. Weitere Informationen dazu hält auch die Website von bexio bereit. Doch auch in der Papierform bleiben die meisten Inhalte zunächst erhalten. Dies liegt daran, dass Unklarheit darüber herrscht, ob die Vernichtung im Anschluss tatsächlich möglich ist.
Gemäss den Vorschriften zur elektronischen Erfassung sowie Aufbewahrung von Papierdokumenten müssen verschiedene Aspekte gegeben sein, um allein auf die digitale Version setzen zu können. Zum einen darf das Dokument in digitaler Form nicht verändert werden. Darüber hinaus muss für eine sichere Lesbarkeit gesorgt werden. Bei der Digitalisierung selbst muss eine Rechnung im Vorfeld zunächst gescannt werden. Sind diese Punkte gegeben, so ist es für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist mit gutem Gewissen möglich, allein auf die digitale Grundlage zu setzen und damit alle Richtlinien einzuhalten, die für Unternehmer wichtig sind.
Welche Vorteile sind damit verbunden?
Es ist kein Auswuchs des Zufalls, dass immer mehr grosse Unternehmen auf die digitale Form der Speicherung setzen. Sie haben darin eine Reihe von Vorteilen erkannt, die sich im laufenden Betrieb nutzen lassen. Dazu zählt zunächst die einfache Auffindbarkeit aller Rechnungen. Würden diese in Papierform aufbewahrt werden, so wäre ein grosses Archiv erforderlich, um ebenfalls mit wenigen Handgriffen an die Dateien zu kommen. Darüber hinaus wird bereits hier der Vorteil der Platzersparnis deutlich. Weiterhin fallen einige Kosten weg, die ansonsten getragen werden müssten. Dazu zählen die Ausgaben für Papier, Porto, Drucker, Ordner oder ganze Aktenschränke.
Dennoch ist es an dieser Stelle wichtig, die Perspektive zu wechseln und auf mögliche Nachteile zu blicken. Einerseits machen sich Unternehmen mit der digitalen Speicherung stark abhängig von der Technik. Es müssen vor Ort effiziente Systeme vorhanden sein, um sich mit einem guten Gewissen darauf verlassen zu können. Daran schliessen sich Fragen der Datensicherheit an, die ebenfalls im Vorfeld beantwortet werden müssen. Ist ein digitales Speichersystem nicht ausreichend gesichert, so bleibt die Gefahr von Hackerangriffen bestehen. So lässt sich nur mit einer grossen Vorsicht dafür sorgen, dass die meist sensiblen Daten sicher verwahrt werden können.
Zusätzliche Fragen treten bei der Konservierung über einen noch längeren Zeitraum in den Vordergrund. Hier ist es etwa von Bedeutung, sich über die langfristige Haltbarkeit der Speichermedien in Kenntnis zu setzen. Denn auch diese bleiben vom Zahn der Zeit nicht verschont. Für besonders wertvolle Dokumente abseits der Rechnungen, die über viele Jahrzehnte erhalten bleiben müssen, empfehlen Experten aus diesem Grund die Sicherung mit verschiedenen Medien. Diese heben die gesamte Sicherheit des Prozesses noch einmal auf eine neue Ebene.
