Das Zürcher Unternehmen Glowbase will den Bewerbungsprozess bei Doktoraten für Studenten, Professoren und Hochschulmitarbeiter vereinfachen und digital anstatt mit Papier und Stempel abwickeln. Gründer Thomas Ackermann hat mit dieser Idee den „People Choices Award“ an der diesjährigen Startupfair gewonnen. Und arbeitet bereits mit ETH und Uni Zürich zusammen.

Publikumspreis-Übergabe an Glowbase-Gründer Thomas Ackermann an der Startupfair

Publikumspreis der Startupbattle für Glowbase

Jeder Student hat sich schon mindestens einmal geärgert, weil er einen Stempel auf einem Formular zu spät beim Sekretariat eingeholt hat oder der Professor nach Wochen keine Rückmeldung auf die Bewerbung gegeben hat. Besonders bei Bewerbungen für strukturierte Doktorate steigt der Administrationsaufwand frappant an. Der 28-jährige Thomas Ackermann hat den Frust durch diesen „Papierkrieg“ selbst miterlebt: Nicht als Student, sondern als technischer Mitarbeiter an der Universität Zürich. Unübersichtliche Unterlagen und ein schwerfälliger Informationsaustausch führten zu langwierigen Sitzungen und häufigem Nachfragen durch Studenten. Auch, weil Doktoratsprogramme oft mehrere hundert Bewerbungen pro Jahr erhalten.

Dazu kommen unterschiedliche Anforderungen der Unis an die Bewerbung von Doktorierenden, aber auch der uneinheitliche Auftritte im Internet durch die verschiedenen Institute und Arbeitsgruppen. „Es gibt keine zentrale Anlaufstelle für Studenten und kein einheitliches Tool für Hochschulmitarbeiter“, sagt Ackermann. Jede Hochschule bastle an einer eigenen Lösung, sei es mit Excel, einer selbst programmierten Datenbank oder gar Papierlisten, meint Ackermann.

Um Professoren und Studenten zu entlasten, gründete Ackermann vor zwei Jahren sein Startup Glowbase. Mit zwei Partnern und ohne Fremdkapital, dafür mit grossem Zeitaufwand und viel Geduld.

Der Papierkrieg bleibt aus

Glowbase-Gründer Thomas Ackermann

Glowbase-Gründer Thomas Ackermann

Mit der jetzigen PHP-Recruitment-Software will er die Schritte zum Doktorat vereinfachen und bündeln: Die Software ändert nichts an der inhaltlichen Selektion und dem Verfahren für Doktoratsprogramme, aber sie nimmt den Studenten und Professoren die administrativen Hürden. „Wir haben kein Problem zu sagen: Schmeisst diesen Stempel weg und verwendet stattdessen ein PDF“, sagt Ackermann. Die Studenten sollen nicht mehr mit einem dicken Papierbündel von Büro zu Büro rennen müssen – und unterwegs fliegt noch ein wichtiges Post-it raus. „Es geht auch alles einfacher mit einem Smartphone“, sagt Ackermann.

Das Resultat seiner Lösung sind weniger Sitzungen, weniger E-Mails, eine einfache Kommunikation zwischen Professoren und Kandidaten und vor allem kein endloses Warten und nervenaufreibendes Nachhaken. „Studenten können Unterlagen auch von unterwegs einreichen, Professoren können Bewerbungen in einer Pause online prüfen“. Damit können Hochschulmitarbeiter die Rekrutierung vereinheitlichen und damit transparenter und fairer gestalten.

Für die Programmierung der Software hat Ackermann sich nicht gescheut, eine aufwändige Recherche zu betreiben: Der 28-jährige hat zahlreiche Unis angerufen, um herauszufinden, wie die Mitarbeiter ticken, hat sich mit ehemaligen Kommilitonen zum Erfahrungsaustausch getroffen und Professoren nach der Vorlesung abgefangen und um Inputs gebeten. Nicht nur beim Publikum an der Startupfair 2013 in der Maag Event Hall kam das Projekt gut an, sondern auch bei den Institutsleitern der Doktoratsprogrammen bei ETH und Universität Zürich. „Den Studienleitern ist dieses Problem bewusst, und sie möchten es lösen“, sagt Ackermann. Bisher fehlte ihnen aber ein angemessenes Tool für die Rekrutierung. Die meisten Eigenkreationen der Universitäten stiessen rasch an ihre Grenzen.

Die positive Rückmeldung hat Ackermann ermutigt, die Software rasch weiter zu entwickeln. „Sie soll auch übersichtliche Statistiken und Reports bieten und eine einfachere Planung von Besuchstagen und Interviews mit sich bringen“, sagt Ackermann. Er plant auch den Schritt ins Ausland, wo diese Verfahren ebenfalls nicht einheitlich koordiniert sind. Zudem könnten auch andere Stufen im Bildungssystem von einer solchen Software profitieren, etwa bei Master- oder Bachelorstufe oder gar auf Maturaebene. Ackermann sagt: „Der Level der Administration soll künftig mit dem Forschungsniveau der Hochschulen mithalten. Schliesslich sind viele Schweizer Unis auf den Rankings weltweit an der Spitze. Warum sollen sie nicht auch bei der Administration top sein?“