Gründerteams, die verteilt arbeiten, haben einige Vorteile gegenüber traditionellen Unternehmen. Unser Gastautor sagt welche und verrät, was für Tools MountainDayz für die Teamkoordination einsetzt.

Gastbeitrag von Alexander Mahr, Mitgründer MountainDayz

Tipps für verteilte TeamsVirtuelle Teams sind ein spannendes Thema für Startups, die sich der Philosophie «global from day one» verschreiben. Im Fall von MountainDayz ist es zumindest der Anspruch, «european from day one» zu sein. In doppelter Hinsicht: Zum einen ist unser Produkt international, zum anderen wollen wir nah an unseren Zielmärkten sein. Deshalb arbeiten wir als virtuelles Team. Das heisst, dass wir oft nicht im selben Büro sitzen. Wir treffen uns zwar regelmässig, greifen für die Kommunikation aber meist auf die Technik zurück.

Wer glaubt, das sei auf Dauer nicht möglich, irrt. Den Gegenbeweis treten etwa Fotolia oder WordPress an. Sie sind sowohl «global from day one» als auch Beispiele für erfolgreiche Startups, die sogar nach Wachstum noch virtuell funktionieren. Oleg Tscheltzoff, CEO und Mitgründer des Fotoarchivs Fotolia, erklärte auf der NOAH-Konferenz 2011 einem erstaunten Publikum, dass Fotolia zwar eine Büroadresse habe, er dort aber noch nie war und seine Mitarbeiter ausschließlich über Skype einstellt.

Dieser Einstellung folgt auch Matt Mullenweg, Gründer und «Head of Bug Creation» bei Automattic, dem Unternehmen hinter der Blogsoftware WordPress.

Kundennähe vs. Teamkohärenz 

Für MountainDayz ist es wichtig, nah am Kunden zu sein. Dies gilt zum einen für die B2B-Seite, da wir einen neuen Service anbieten, der erst erklärt werden muss. Zum anderen gilt es für die B2C-Seite, da in vielerlei Hinsicht ein lokaler Marketing-Ansatz Sinn macht. Wir sind ein junges Unternehmen und bei Standortwahl für einzelne Funktionen noch vollkommen offen. Für den Schweizer Markt sind wir nach wie vor in Genf – MountainDayz wurde in der Genfersee-Region gegründet und vorangetrieben. Ein Teil des Teams arbeitet nun allerdings in Augsburg bei München, um den deutschsprachigen Raum besser zu erschließen.

Gerade für ein junges Startup in der Seed-Phase ist es wichtig, dass die Gründer sich intensiv austauschen und erste Mitarbeiter eng mit den Gründern zusammenarbeiten, um die Geschäftsidee weiterzuentwickeln und schnell auf Änderungen und Wettbewerber zu reagieren. Wie meistert man diesen Spagat zwischen Kunden- bzw. Marktnähe und Teamkohärenz?

Die richtige Werkzeugkiste zählt

Man muss effizient kommunizieren. Wir haben schnell gemerkt, dass man mit E-Mails nicht weit kommt. Zu schnell ist die Frequenz von wichtigen Erkenntnissen oder Ereignissen.
Speziell wenn es um Aufgaben und ihre Nachverfolgung geht, sind E-Mails ineffizient. Natürlich könnte man mit Excel oder PowerPoint arbeiten, wie man es aus der Beratung oder projektorientierten Organisationen kennt. Aber die Arbeit mit diesen Formaten benötigt Zeit und sie müssen zentral gepflegt werden, damit sie für alle auf demselben Stand sind.

Viel effizienter ist eine Mehrkanal-Kommunikation – verschiedene Inhalte, verschiedene Kanäle. Hier die Werkzeuge, die wir benutzen:

  • Tasks – viel effizienter als E-Mail: ein Task Management-Tool. Jeder kann transparent seine Tasks verwalten und Teammitglieder können zu den verschiedenen Themen Links und Dokumente teilen. Wir nutzen Asana: das ist auch perfekt als CRM-Tool zu gebrauchen.
  • E-Mail – für strukturierte Information, die es lohnt zu dokumentieren, zum Beispiel die Ergebnisse einer AdWords-Kampagne und deren Schlussfolgerungen. E-Mails können weitergeleitet werden und sind auch gut nach Themen durchsuchbar.
  • Messenger – für kurze Infos in eine Empfängergruppe. Unsere Tools: What’s app oder Skype; für Team-Calls sowieso Skype.
  • IT-Story und Bugs – hier gibt es eine Reihe von simplen Tools, die helfen, entsprechende Tasks zu priorisieren. Wir nutzen Pivotaltracker.
  • Datenaustausch – auch mit Externen: Dropbox.

Nicht unkritisch ist, dass nicht unbedingt jeder mit jedem Tool gut zurechtkommt – ein Grund, warum nicht alle Mitglieder des Teams Evernote benutzen.

In der Rubrik Startup-Diary schildern Jungunternehmer regelmässig, mit welchen praktischen Problemen sie in ihrem Gründeralltag konfrontiert werden und welche Lösungsansätze sie gefunden haben.
Die wesentlichen Tools sollten aber einheitlich genutzt werden, sonst fällt die Kollaboration schwer.

Bei allen Vorzügen des virtuellen Arbeitens gibt es natürlich auch ein paar Nachteile, z.B. bei Investorensuche und Förderprogrammen – diese sind nicht selten an regionale Gegebenheiten gebunden. Manchmal hat man den Eindruck, dass «global from day one» da nicht sonderlich gefragt ist.

Alexander Mahr ist Mitgründer und Geschäftsführer des Deutsch-/Schweizerischen Startups MountainDayz. Zuvor hat er in M&A-, Business Development- und Strategie-Positionen für PubliGroupe und Swisscom gearbeitet.

(Bild: tuppus auf flickr.com, CC BY)

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